F1101 - ¿Cómo hacer una importación en Excel / Calc de facturas recibidas?

¿Cómo hacer una importación en Excel / Calc de facturas recibidas?

El programa permite importar información para la creación de tus facturas recibidas desde un archivo Excel / Calc.

Es recomendable antes de efectuar este proceso, hacer una copia de seguridad. Si no conoces como realizar la copia, accede al siguiente enlace.

Realizar copia de seguridad

Este proceso se puede entender en tres pasos:

1. Creación de la hoja de cálculo

2. Importación

3. Comprobación de la importación

1. Creación de la hoja de cálculo

Dirígete a la solapa Utilidades > grupo Importaciones > icono Ficheros .XLSX / .XLS.

En la nueva ventana, pulsa en Descargar documentación técnica sobre la importación, para poder ver la estructura y características necesarias.

La hoja de cálculo debe de llamarse FRE.xlsx / xls o FRE.ods y tener la estructura que se indica en el documento PDF de importación.

Entre los requisititos se encuentran los siguientes:

• Si no quieres indicar el dato de alguna columna, déjala en blanco, excepto las columnas A y B que son campos índice obligatorios.
• Ten en cuenta que, la columna Tamaño hace referencia a la cantidad de caracteres que debe tener el campo como máximo.
• Entre filas no debe de existir ninguna fila vacía.
• La columna Tipo puede estar definida de la siguiente manera:
  • A: Alfanumérico (p.ej: Curso de administración)
  • N: Numérico entero (p.ej: 100)
  • ND: Numérico con dos decimales como máximo (p.ej: 100,25)
  • Fecha: debe tener este formato DD/MM/AAAA (p.ej: 01/01/2000)

Observa un ejemplo de un FRE.

A continuación, puedes descargar una plantilla de la hoja de cálculo con la estructura necesaria para ayudarte en la realización del fichero de importación.

Plantilla de FRE.xlsx

Plantilla de FRE.ods

Una vez elaborado el archivo, guárdalo en una carpeta de tu equipo.

¿Cómo importar líneas de facturas recibidas en Excel?

Una vez creada la hoja de cálculo, guárdala en la misma carpeta que el archivo FRE.

Si trabajas con trazabilidad en tus artículos, puedes realizar también la importación de Números de serie/lote de líneas de facturas recibidas. El fichero ha de llamarse SFR.xls o SFR.ods.

Para ver información acerca de como crear la hoja de cálculo Números de serie/lote de líneas de facturas recibidas, pulsa en el siguiente enlace:

¿Cómo importar números de serie/lote de líneas de facturas recibidas en Excel?

Esta hoja de cálculo debe guardarse en la misma carpeta que los archivos FRE y LFR.

2. Importación

En la ventana Ficheros .XLSX / .XLS, localiza el apartado Especifica la carpeta del origen de los datos e informa los campos:

• Ubicación Informa donde se encuentra la carpeta que contiene la hoja de cálculo.
• Fila inicial indica la fila de la primera factura recibida a importar del Excel (p.ej en el ejemplo mostrado anteriormente, sería la fila nº2)

En el apartado Especifica las opciones y los ficheros a importar encuentras dos casillas:

• Comprobar la estructura de todos los ficheros seleccionados antes de la importación: Esta casilla revisa la información de la hoja de cálculo antes de realizar la importación para comprobar que el documento tiene la estructura esperada.
• Chequeo de registros duplicados: Al activar esta casilla, si ya existe un registro con el mismo código, será sustituido por los datos indicados en el fichero.

Por último, en el apartado Compras, activa la casilla de verificación Facturas recibidas.

Antes de proceder con la importación, puedes acceder al botón Comprobar ficheros por si existen errores, una vez comprobado, pulsa el Aceptar.

3. Comprobación de la importación

Una vez realizada la importación, comprueba el resultado en tu empresa. Para ello, dirígete a la solapa Comercial > grupo Compras > desplegable del icono Facturas recibidas > opción Facturas recibidas.

Comprueba que dispones de las facturas recibidas importadas. Recuerda que, si durante la importación tenías la rejilla de datos de facturas recibidas abierta, cierra y vuelve a abrir el fichero para que se muestren los cambios.

Accede a una factura recibida de las que has importado para visualizar las líneas de la misma.

Si has importado números de serie/lote en las líneas de facturas recibidas, selecciona cada línea para comprobar los datos.