G330 - ¿Cómo hacer una importación en Excel / Calc de presupuestos en servicios?

¿Cómo hacer una importación en Excel / Calc de presupuestos en servicios?

El programa permite importar información para la creación de tus presupuestos desde un archivo Excel / Calc en tu empresa de servicios.

Es recomendable antes de efectuar este proceso, hacer una copia de seguridad. Si no conoces como realizar la copia, accede al siguiente enlace.

Realizar copia de seguridad

Este proceso se puede entender en tres pasos:

1. Creación de la hoja de cálculo

2. Importación

3. Comprobación de la importación

1. Creación de la hoja de cálculo

Dirígete a la solapa Utilidades > grupo Importaciones > icono Ficheros .XLSX / .XLS.

En la nueva ventana, pulsa en Descargar documentación técnica sobre la importación, para poder ver la estructura y características necesarias.

La hoja de cálculo debe de llamarse PRE.xlsx / xls o PRE.ods y tener la estructura que se indica en el documento PDF de importación.

Entre los requisititos se encuentran los siguientes:

• Si no quieres indicar el dato de alguna columna, déjala en blanco, excepto las columnas A y B que son campos índices obligatorios.
• Ten en cuenta que, la columna Tamaño hace referencia a la cantidad de caracteres que debe tener el campo como máximo.
• Entre filas no debe de existir ninguna fila vacía.
• La columna Tipo puede estar definida de la siguiente manera:
  • A: Alfanumérico (p.ej: Curso de administración)
  • N: Numérico entero (p.ej: 100)
  • ND: Numérico con dos decimales como máximo (p.ej: 100,25)
  • Fecha: debe tener este formato DD/MM/AAAA (p.ej: 01/01/2000)
  • Hora : HH: MM. (p.ej: 19:30)

Observa un ejemplo de un PRE.

A continuación, puedes descargar una plantilla de la hoja de cálculo con la estructura necesaria para ayudarte en la realización del fichero de importación.

Plantilla de PRE.xlsx

Plantilla de PRE.ods

Una vez elaborado el archivo, guárdalo en una carpeta de tu equipo.

Junto con el fichero de presupuestos, es necesario importar el fichero de Líneas de presupuestos. Este fichero se ha de llamar LPS.xls o LPS.ods.

Para ver información acerca de la creación de la hoja de cálculo Líneas de presupuestos, pulsa en el siguiente enlace:

¿Cómo importar líneas de presupuestos en servicios en Excel?

Una vez creada la hoja de cálculo, guárdala en la misma carpeta que el archivo PRE.

2. Importación

En la ventana Ficheros .XLSX / .XLS, localiza el apartado Especifica la carpeta del origen de los datos e informa los campos:

• Ubicación Informa donde se encuentra la carpeta que contiene la hoja de cálculo.
• Fila inicial indica la fila del primer presupuesto a importar del Excel (p.ej en el ejemplo mostrado anteriormente, sería la fila nº2)

En el apartado Especifica las opciones y los ficheros a importar encuentras dos casillas:

• Comprobar la estructura de todos los ficheros seleccionados antes de la importación: Esta casilla revisa la información de la hoja de cálculo antes de realizar la importación para comprobar que el documento tiene la estructura esperada.
• Chequeo de registros duplicados: Al activar esta casilla, si ya existe un registro con el mismo código, será sustituido por los datos indicados en el fichero.

Por último, en el apartado Ventas, activa la casilla de verificación Presupuestos.

Antes de proceder con la importación, puedes acceder al botón Comprobar ficheros por si existen errores, una vez comprobado, pulsa el Aceptar.

3. Comprobación de la importación

Una vez realizada la importación, comprueba el resultado en tu empresa. Para ello, dirígete a la solapa Comercial > grupo Ventas > icono Presupuesto.

Comprueba que dispones de los presupuestos importados.

Recuerda que si durante la importación tenías la rejilla de datos de presupuestos abierta, cierra y vuelve a abrir el fichero para que se muestren los cambios.

Accede a un presupuesto que has importado para visualizar las líneas del mismo.

Una vez dentro, comprueba las líneas importadas.