F3007 - Mapa de procesos

Mapa de procesos

1. ¿Qué es un mapa de procesos y para qué sirve?
2. ¿Cómo funciona el mapa de procesos predefinidos?
3. ¿Cómo crear un mapa de procesos personalizados?

¿Qué es un mapa de procesos y para qué sirve?

Un mapa de procesos es una representación visual que describe los pasos a seguir para realizar un determinado proceso, desde su inicio hasta su finalización.

En él se identifican los diferentes flujos de trabajo que intervienen en el proceso, permitiendo una comprensión clara y completa del mismo.

FACTUSOL ofrece un mapa con los procesos más habituales ya predefinidos, que te permitirá:

• Una nueva forma de acceder a las funciones del programa al pulsar sobre cada opción.
• Acceso a las ayudas de la plataforma y a aclaraciones sobre los pasos a realizar.
• Personalizar tu propio mapa de procesos para resaltar las funciones que más utilizas o consideras más importantes.

Esta herramienta se encuentra en el apartado Mapa de procesos que está situado en el escritorio del programa.

¿Cómo funciona el mapa de procesos predefinidos?

Los procesos predefinidos son modelos que describen los pasos generales de un proceso común. Además, funcionan como plantillas para crear mapas de procesos más específicos.

Estos procesos se encuentran dentro del apartado Mapa de procesos, en la solapa Predefinidos, donde podrás visualizar procesos como: Gestión del ciclo de ventas, generación de factura-e, consolidación de inventario…

Se debe tener en cuenta que los procesos categorizados como predefinidos no pueden ser modificados ni eliminados, aunque sí podrán ser duplicados para servir de plantilla.

Veamos el funcionamiento a través de un ejemplo:

En la siguiente imagen se muestra un mapa con el proceso de Creación de remesa bancaría, en el que se pueden observar los siguientes pasos:

PASO 1. En primer lugar, se muestran las comprobaciones iniciales si nunca has emitido una remesa desde el programa. Comprobar la forma de cobro, los datos del banco…

PASO 2. Hace referencia a la creación de la remesa en el programa.

PASO 3. Una vez creada, se muestra como exportar la remesa para realizar el envío al banco.

Existen dos tipos de cajas con las que puedes interactuar:

• Cajas con borde de color. Al pulsar sobre este tipo de caja, accederás directamente a la opción deseada dentro del programa, automatizando así el proceso. También podrás consultar el manual de Ayuda con información detallada sobre la opción seleccionada, y/o explorar otros enlaces de interés a través del botón + info.
• Cajas sin borde. Este tipo de cajas representan procesos vinculados al actual, pero que funcionan de manera independiente. Para visualizar los pasos a seguir de este nuevo proceso, haz clic sobre él.

¿Cómo crear un mapa de procesos personalizados?

Nuestro software te proporciona una interfaz sencilla e intuitiva para crear y editar mapas de procesos.

Por ejemplo, veamos cómo podría crearse un mapa de procesos de creación de remesas.

Crea un nuevo proceso

Haz clic en + Agregar proceso y determina el nombre del nuevo proceso.

Crea los pasos del proceso

Para crear los pasos a seguir en un proceso, pulsa en el botón Nuevo paso y establece una descripción.

En nuestro ejemplo, el primer paso será comprobar que todos los elementos están bien configurados antes de realizar la remesa.

A continuación, pulsa sobre el menú desplegable de opciones y haz clic en la opción que más se ajuste a tus necesidades:

• Acceso a opción del programa.
• Acceso a otro proceso.
• Acceso a aplicación externa.
• Nota informativa.

Por ejemplo, si quieres que desde el proceso se abra directamente la comprobación de IBAN en el fichero de clientes, selecciona la opción Acceso a opción del programa y, a continuación, cumplimenta los campos requeridos con la siguiente información:

Cabe mencionar que de la lista desplegable Grupo se pueden seleccionar distintas opciones:

• FACTUSOL: donde podrás localizar las diferentes opciones del programa agrupadas por solapas (comercial, almacén, administración, etc)
• Comercial: En este grupo se encuentran los ficheros incluidos en la solapa Comercial, con las opciones correspondientes a cada fichero (Presupuestos, albaranes, facturas etc)
• Empresa: donde se encuentra el fichero de clientes, proveedores, artículos, etc… con sus correspondientes opciones.
• Administración: Puedes localizar las opciones de la conciliación bancaría.

Si lo deseas, puedes incluir en este mismo paso una referencia a otra opción del programa, a otro proceso, a una aplicación externa o añadir una nota informativa. De esta forma, podrás agrupar las opciones relacionadas en un mismo paso. Para ello, haz clic de nuevo en el menú desplegable de opciones.

Una vez completado el primer paso, sigue creando tantos pasos como requiera el proceso y pulsa el botón Guardar cambios que está situado en la esquina inferior derecha del mapa al finalizar.

Recuerda que puedes cambiar el orden en que debe realizarse cualquier paso u opción, haciendo clic sobre él y arrastrando al lugar deseado.