F1548 - ¿Cómo hacer una importación en Excel del fichero de representantes?
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    F1548 - ¿Cómo hacer una importación en Excel del fichero de representantes?

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    Article summary

    ¿Cómo hacer una importación en Excel / Calc de representantes?

    El programa permite importar información para la creación de representantes desde un archivo Excel / Calc.

    Es recomendable antes de efectuar este proceso, hacer una copia de seguridad. Si no conoces como realizar la copia, accede al siguiente enlace.

    Realizar copia de seguridad

    Este proceso se puede entender en tres pasos:

    1. Creación de la hoja de cálculo

    2. Importación

    3. Comprobación de la importación

    1. Creación de la hoja de cálculo

    Dirígete a la solapa Utilidades > grupo Importaciones > icono Ficheros .XLSX / .XLS.

    En la nueva ventana, pulsa en Descargar documentación técnica sobre la importación, para poder ver la estructura y características necesarias.

    Interfaz de usuario gráfica  Descripción generada automáticamente

    La hoja de cálculo debe de llamarse REP.xlsx / xls o REP.ods y tener la estructura que se indica en el documento PDF de importación.

    Entre los requisititos se encuentran los siguientes:

    • Si no quieres indicar el dato de alguna columna, déjala en blanco, excepto la columna A que es un campo índice obligatorio.
    • Ten en cuenta que, la columna Tamaño hace referencia a la cantidad de caracteres que debe tener el campo como máximo.
    • Entre filas no debe de existir ninguna fila vacía.
    • La columna Tipo puede estar definida de la siguiente manera:
      • A: Alfanumérico (p.ej: Curso de administración)
      • N: Numérico entero (p.ej: 100)

    Observa a continuación un ejemplo de un REP.

    Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación  Descripción generada automáticamente

    A continuación, puedes descargar una plantilla de la hoja de cálculo con la estructura necesaria para ayudarte en la realización del fichero de importación.

    Plantilla de REP.xlsx

    Plantilla de REP.ods

    Una vez elaborado el archivo, guárdalo en una carpeta de tu equipo.

    2. Importación

    En la ventana Ficheros .XLSX / .XLS, localiza el apartado Especifica la carpeta del origen de los datos e informa los campos:

    • Ubicación Informa donde se encuentra la carpeta que contiene la hoja de cálculo.
    • Fila inicial indica la fila del primer representante a importar del Excel (p.ej en el ejemplo mostrado anteriormente, sería la fila nº2)

    Interfaz de usuario gráfica, Aplicación  Descripción generada automáticamente

    En el apartado Especifica las opciones y los ficheros a importar encuentras dos casillas:

    • Comprobar la estructura de todos los ficheros seleccionados antes de la importación: Esta casilla revisa la información de la hoja de cálculo antes de realizar la importación para comprobar que el documento tiene la estructura esperada.
    • Chequeo de registros duplicados: Al activar esta casilla, si ya existe un registro con el mismo código, será sustituido por los datos indicados en el fichero.

    Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación  Descripción generada automáticamente

    Por último, en el apartado Compras, activa la casilla de verificación Representantes.

    Interfaz de usuario gráfica  Descripción generada automáticamente

    Antes de proceder con la importación, puedes acceder al botón Comprobar ficheros por si existen errores, una vez comprobado, pulsa el Aceptar.

    3. Comprobación de la importación

    Una vez realizada la importación, comprueba el resultado en tu empresa. Para ello, dirígete a la solapa Empresa > grupo Ficheros > desplegable del icono Proveedores > opción Representantes.

    Imagen que contiene Word  Descripción generada automáticamente

    Comprueba que dispones de los representantes importados.

    Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación, Correo electrónico  Descripción generada automáticamente



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